Geheimhoudingsregister

Hoewel openbaarheid van overheidsinformatie het uitgangspunt is, kunnen er omstandigheden zijn die maken dat een bestuursorgaan bepaalde schriftelijke informatie niet (te vroeg) wil delen en er geheimhouding wordt opgelegd. Op 1 april 2023 is hoofdstuk Va van de Gemeentewet in werking getreden. Dit hoofdstuk bevat regels over het opleggen van geheimhouding op schriftelijke informatie (art. 87), het verstrekken van informatie waarop een geheimhoudingsplicht rust (art. 88) en het opheffen van geheimhoudingsplicht (art. 89). Met deze nieuwe regels wordt een scherper onderscheid gemaakt tussen mondelinge en schriftelijke informatie.

Schriftelijke informatie (documenten)

De gemeentelijke bestuursorganen (raad, het college, de burgemeester en een commissie) kunnen een geheimhoudingsplicht opleggen ten aanzien van schriftelijke informatie (documenten) die bij dat orgaan zelf berust. Wanneer documenten aan een ander bestuursorgaan worden verstrekt, wordt melding gemaakt van de geheimhoudingsplicht die erop rust. Het ontvangende bestuursorgaan neemt deze geheimhouding in acht.

Mondelinge informatie

Als een raads- of commissievergadering met gesloten deuren wordt gehouden, dan geldt voor de informatie die tijdens die vergadering ter kennis van aanwezigen komt van rechtswege een geheimhoudingsplicht. De raad- of commissie hoeft dan geen geheimhouding op te leggen (artikel 23 lid 4 van de Gemeentewet).

Grond voor opleggen

Er moet een inhoudelijke grond bestaan voor het opleggen van een geheimhoudingsplicht op documenten. De gronden zijn te vinden artikel 5.1 lid 1 en 2 van de Wet open overheid (Woo). Het opleggen van een geheimhoudingsplicht beperkt de vrijheid van meningsuiting. De beperking van dit grondrecht moet daarom in een formeel wettelijke bepaling worden genormeerd.

Duur

De geheimhoudingsplicht geldt tot het moment dat deze wordt opgeheven. Wanneer documenten onder geheimhouding aan de raad zijn verstrekt, dan is alleen de raad bevoegd de geheimhouding op te heffen.

Geheimhoudingsregister

Het moet duidelijk zijn of op documenten een verplichting tot geheimhouding rust. Daarom wordt vanaf 1 april 2023 een geheimhoudingsregister bijgehouden. Hierin wordt overzichtelijk weergegeven op welke documenten geheimhouding is gelegd.

Woo-verzoek

Belanghebbenden kunnen een Woo-verzoek indienen over documenten waarop geheimhouding rust. Dit wordt dan beschouwd als een verzoek om die geheimhouding op te heffen. Als de documenten aan de raad zijn toegezonden, dan is de raad exclusief bevoegd om over het opheffen van geheimhouding te beslissen. Als de raad beslist dat geheimhouding van de documentne – op basis van de belangen in artikel 5.1 van de Woo – nog altijd gelden, dan blijft er geheimhouding op rusten en wordt het Woo-verzoek afgewezen. Als geheimhouding niet langer in de rede ligt, dan heft de raad de geheimhouding op en worden de gevraagde documenten openbaar gemaakt.

Contact

Wanneer u vragen of opmerkingen heeft over het geheimhoudingsregister kunt u contact opnemen met de griffie via telefoonnummer 14 0529 of via griffie@ommen.nl